De administratie meer dan gehalveerd, zonder aan compliance te raken

De situatie

Coenegrachts Substraat verwerkt mest- en substraattransporten in een markt waar elke rit een papieren spoor vereist. Elke stroom heeft zijn eigen verplichte documenten via VLM en TRACES: inkomend of uitgaand, eigen of extern vervoer, Vlaanderen, Wallonië of buitenland. Welk document nodig is, hangt af van de vervoerder, het producttype en de route.

Die documenten werden met de hand aangemaakt en ingegeven in overheidsportalen. Tientallen keren per dag, telkens opnieuw dezelfde gegevens overtypen uit een systeem dat ze al bevatte. Uren per dag, en elke overtypfout raakte rechtstreeks aan compliance.

De waarom-nog-vraag

De voor de hand liggende vraag was: hoe maken we die ingave sneller?

Wij stelden een andere vraag. Waarom typt hier nog iemand gegevens over die het systeem al kent?

Op die vraag was geen goed antwoord meer. Het werk is dus niet versneld maar grotendeels weggehaald, en wat overblijft is een pak minder foutgevoelig.

Wat er hertekend is

We begonnen bij het proces, niet bij de technologie. Elke transportstroom in kaart, elke documentvereiste gekoppeld aan de regels die haar bepalen, elke plek waar data van het ene systeem naar het andere werd overgetypt. Daaruit bleek dat de digitale basis eerst moest kloppen. We adviseerden Coenegrachts bij de selectie van hun nieuwe TMS en bouwden de integratie ermee. Automatiseren bovenop een wankele basis levert alleen snellere chaos op.

Waar hier wel en geen AI zit

In dit traject zit vandaag nauwelijks AI in de operationele flow, en dat is een bewuste keuze. Het probleem was regelgebonden en repetitief. Daar is deterministische automatisatie betrouwbaarder dan een taalmodel. AI is vooral aan onze kant ingezet, om de ontwikkeling van de RPA-flows te versnellen.

Wat het oplevert

Het werk is niet sneller gemaakt. Het grootste deel ervan is verdwenen, en wat overblijft is precies het deel waar een mens naar moet kijken.