Een offerteproces dat niet meer uit opzoeken en overtypen bestaat
Prijzen, kortingen en historiek op één plek, in plaats van verspreid over leveranciers, Excel en het boekhoudpakket.
De situatie
Precitool verkoopt gereedschap tussen producenten en de bedrijven die de onderdelen nodig hebben. Elke offerte betekende zoeken op verschillende plekken: prijzen ophalen op websites van leveranciers, nieuwe prijslijsten via Excel-imports bijhouden, de juiste artikelen terugvinden, aankoopprijzen ingeven in ExactOnline en kortingsafspraken per klant uit een bestand of uit iemands hoofd halen.
Daar kwam een tweede probleem bovenop. Omdat de offerte uiteindelijk in ExactOnline moest belanden, konden verkopers hem niet zelf afwerken. Ofwel gaf je verkopers toegang tot het boekhoudpakket, ofwel liep elke offerte via administratie. Precitool koos het tweede, wat betekende dat een verkoper die om acht uur 's avonds een klant aan de lijn had, tot de volgende ochtend moest wachten.
De waarom-nog-vraag
De voor de hand liggende vraag was: hoe maken we dat opzoekwerk sneller?
Wij vroegen: waarom moet iemand prijzen opzoeken die de leverancier gewoon kan doorgeven, en waarom bestaat dit proces nog uit tien stappen over vier bronnen?
Toen we die stappen één voor één naliepen, bleek er nog iets anders in te zitten. De offerte moest langs de boekhouding omdat ze in ExactOnline terecht moest komen. Ook daar was geen inhoudelijke reden voor.
Wat er hertekend is
We bouwden een platform dat rechtstreeks koppelt met de API's van hun leveranciers en dat prijslijsten inleest waar geen API bestaat. Prijzen zijn daardoor altijd actueel zonder dat iemand ze gaat opzoeken of importeren. Kortingsafspraken zitten in het systeem in plaats van in mensen en bestanden. De zoekfunctie en de flow zijn afgestemd op hoe hun verkopers werkelijk werken, niet op hoe een standaardpakket denkt dat ze werken. Historische offertes zijn doorzoekbaar en dupliceerbaar. De integratie met ExactOnline zorgt ervoor dat de offerte automatisch doorstroomt naar de facturatie, zonder dat die facturatie herbouwd moest worden. Een gerichte ingreep die meteen rendeert, in plaats van een groot project dat maanden duurt voor het iets oplevert.
Wat het oplevert
Het proces is niet sneller gemaakt, het is veel korter geworden. Elke stap die verdwijnt, is een stap die niemand nog fout kan doen en die niemand nog hoeft aan te leren.