De verkoopsafspraken liggen niet meer in de mailbox

Een AI-agent leest het order, toetst het aan wat er eerder is afgesproken en legt die afspraak vast voor de volgende keer.

Sector

Supplementen, salesgericht team

Omvang

Klein team met een sterke salesfocus

Waarmee we hielpen

Procesanalyse via process shadowing, AI-agent op inkomende orders per mail en bijlage, vastleggen van verkoopsafspraken, koppeling met de transport- en warehousingpartner

De situatie

Bij Vecollal komen orders binnen zoals ze in veel salesorganisaties binnenkomen: per mail, vaak met een bijlage, in de bewoordingen van de klant.

Wat er met die klant precies was afgesproken, over prijs, volume en leveringsvoorwaarden, stond nergens centraal. Het lag verspreid over jaren mailverkeer, en voor de rest in de ervaring van wie die mails destijds geschreven had.

Om één nieuw order te kunnen aanmaken moest iemand dus eerst op zoek. Historische mails doorlopen, vorige orders ernaast leggen, nagaan of de afspraak nog gold. Dat is voorbereidend werk dat bij elk order opnieuw begon, en dat volledig steunde op wie het geheugen van de klantrelatie in handen had.

De waarom-nog-vraag

De voor de hand liggende vraag was: hoe krijgen we die orderingave sneller?

Wij stelden een andere vraag. Waarom is de mailbox hier het afsprakenregister? Zolang dat zo blijft, begint elk order met het reconstrueren van kennis die al bestond maar nergens vastlag. Dan kan je het zoeken versnellen, maar je zoekt nog altijd.

Wat er hertekend is

We begonnen met process shadowing: het proces volgen zoals het echt liep, inclusief de beslisregels die niemand had opgeschreven omdat ze vanzelfsprekend leken.

De agent leest de mail en de bijlage

Wat de klant vraagt wordt eruit gehaald, ongeacht in welke vorm het binnenkomt.

Toetsen aan de historiek

De agent legt het order naast vorige orders en de afspraken die daarbij hoorden. Klopt het beeld, dan loopt het door.

Terugkoppeling naar de vertegenwoordiger

Is er twijfel of wijkt iets af, dan gaat het terug naar de salesmedewerker met de vraag erbij. Die krijgt geen orderlijst te controleren, wel de gevallen waar iets aan de hand is.

De bevestigde afspraak wordt vastgelegd

Wat de vertegenwoordiger bevestigt, wordt opgeslagen als afspraak voor de toekomst. Elke twijfel die één keer wordt uitgeklaard, komt niet terug. De mailbox verliest zo stilaan haar rol als kennisbron.

De mens geeft de go

Voor een order vertrekt, gaat er nog een korte controle overheen. Geen volledige herwerking, wel een laatste blik.

Na goedkeuring loopt het door

Het order wordt automatisch ingeboekt richting de warehousing- en transportpartner. Geen tweede ingave, geen overtypen.

Waar hier wel en geen AI zit

De inkomende kant is ongestructureerd. Klanten schrijven wat ze willen, in mail of in bijlage. Dat interpreteren is precies waar een taalmodel thuishoort.

De uitgaande kant is dat net niet. Een goedgekeurd order doorgeven aan warehousing en transport is een vaste stap met vaste velden. Daar is een gewone koppeling betrouwbaarder dan AI. En de afspraak zelf is geen AI-resultaat: zodra een mens ze bevestigt, is het een vastgelegd gegeven waar het systeem later gewoon naar kijkt.

Wat het oplevert

+Een nieuw order begint niet meer met een zoektocht door mailhistoriek

+Verkoopsafspraken staan vast in plaats van verspreid over mailverkeer en ervaring

+De salesmedewerker krijgt enkel wat afwijkt, niet alles wat binnenkomt

+Na goedkeuring loopt het order zonder tussenkomst door naar warehousing en transport

+De organisatie is minder afhankelijk van wie de klantgeschiedenis in het hoofd heeft

De kern

Het order aanmaken was nooit het echte werk. Het echte werk was uitzoeken wat er ooit was afgesproken. Dat is nu geen zoektocht meer maar een gegeven, en het wordt met elk order dat passeert een beetje vollediger.

Volgende case

Vecollal: CRM bijhouden zonder dat het administratie is

Zoiets voor jouw bedrijf? Plan een gesprek