Het CRM was niet het probleem. De weg ernaartoe wel.

Verkopers die hun CRM bijhouden zonder dat het aanvoelt als administratie, met een AI-assistent die meedenkt in plaats van een formulier dat wacht.

Sector

Supplementen, salesgericht team

Omvang

Klein team met een sterke salesfocus

Waarmee we hielpen

Analyse van hoe het salesteam werkt, skills opgezet in hun AI-assistent, de koppeling met hun CRM uitgelegd, tools en werkwijze aangeleverd

De situatie

Bij Vecollal ontstaat commerciële informatie waar sales gebeurt: in online meetings, op beurzen, in mailverkeer en aan de telefoon.

Daarna moest die informatie nog ergens terechtkomen. Contactgegevens, bezoekverslagen, orderregels, opvolgtaken, statussen, allemaal met de hand in het CRM. Na de meeting, na de beursdag, tussen twee gesprekken door.

Het gevolg is bekend in elke salesorganisatie. Het CRM loopt achter, niet omdat het niet werkt, maar omdat bijhouden altijd concurreert met verkopen. En bij een team dat vooral commercieel is, verliest het CRM die concurrentie.

De waarom-nog-vraag

De voor de hand liggende vraag was: hoe krijgen we het salesteam zover dat ze het CRM correct bijhouden?

Wij stelden een andere vraag. Waarom moeten zij dit allemaal zelf intypen?

De informatie bestond namelijk al. Ze zat in het gesprek dat net gevoerd was, in de mail die net verstuurd was, in de meeting die net was afgelopen. Wat ontbrak, was niet discipline. Wat ontbrak, was een korte weg tussen waar informatie ontstaat en waar ze hoort te staan.

Wat er hertekend is

Hier is bewust niets gebouwd. Er was geen nieuw systeem nodig en geen ontwikkeltraject. Wat nodig was, was de manier van werken.

Skills in hun AI-assistent

De taken die een verkoper telkens opnieuw doet, zijn vastgelegd als herbruikbare skills. De assistent maakt van wat er gebeurd is iets dat rechtstreeks in het CRM kan, in plaats van dat de verkoper het achteraf reconstrueert.

De koppeling met het CRM uitgelegd

Niet gebouwd, wel duidelijk gemaakt. Wat het systeem al kon, werd zichtbaar en bruikbaar voor de mensen die ermee moeten werken.

De tools in handen van het team zelf

Verkopers hebben de werkwijze en de middelen gekregen om er zelf mee verder te kunnen, niet enkel een oplevering om te gebruiken.

De assistent is proactief

Niet een leeg veld dat wacht tot iemand tijd heeft, maar iets dat het werk aanreikt.

Waar hier wel en geen AI zit

Wat een verkoper meemaakt is ongestructureerd. Een gesprek, een mail, een beursnotitie, allemaal in vrije vorm. Dat omzetten naar iets bruikbaars is precies waar een taalmodel sterk in is.

Maar het CRM blijft de bron van waarheid en de verkoper blijft beslissen wat erin gaat. De assistent bereidt voor, de mens bevestigt. AI mag hier het schrijfwerk overnemen, niet de commerciële beoordeling.

Wat het oplevert

+Minder weerstand om het CRM bij te houden, omdat de drempel om het te doen kleiner is geworden

+Informatie uit meetings, beurzen, mails en telefoongesprekken komt vlotter op de juiste plek terecht

+Een assistent die het werk aanreikt in plaats van erop te wachten

+Geen nieuw systeem, geen bouwtraject, geen migratie

+Het team kan er zelf mee verder en de werkwijze uitbreiden

De kern

Soms is het antwoord niet iets bouwen. Het CRM was niet stuk en het team was niet ongedisciplineerd. De afstand tussen waar het werk gebeurt en waar het moest worden vastgelegd, was gewoon te groot.

Volgende case

Coenegrachts Substraat: Administratie meer dan gehalveerd

Zoiets voor jouw bedrijf? Plan een gesprek